档案信息电子化的好处

点击数：20252016-07-11 11:48:49　来源: 新疆扫描仪_高拍仪_乌鲁木齐市远大正方科技发展有限公司

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。   
3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础

扫描加工的过程

就是将档案从纸质文档转换为电子影像并建立索引的过程，从工作流程的角度看，扫描加工流程分为七个步骤，分别为档案整理、批量扫描、影像整理、档案标引、质量检查、重新装订案卷、数据备份，这几个步骤构成一个完整的流水线加工流程，如下图所示，各道工序通过网络有机地结合在一起，组成一个闭环的质量监控系统。

(1)档案整理

档案整理是扫描工序的预备工序，其目的是按照要求整理档案材料。

(2)批量扫描

档案扫描员将整理好的档案通过高速扫描仪和专用批量扫描软件录入存储为高质量的影像文件，并自动压缩存入服务器。

(3)档案索引

对扫描录入后的电子影像文件进行整理，形成高质量的电子影像。影像整理员对档案的电子影像文件进行修正，比如去黑边、剪裁、去杂点、纠偏、文字加深/变浅、删除重复页等等，并且对电子影像文件进行页序编排，要求和原档案的页序相同（扫描时不要求页序）。如果影像整理员在工作中发现影像文件的质量实在太差，就必须将它打回到上一工序，让档案扫描员重新扫描。为档案建立索引，以便为档案的查询提供良好的检索机制。

(4)质量检查

质量检查是一个模拟查询的过程，用来综合检查扫描、影像整理、案卷索引各道工序的加工质量。通过质量检查程序，可以具体核对档案的主类别、分类别、企业类型、页序，保密级别以及卷内文件目录项设置是否正确无误，图象质量是否清晰、是否保持档案原貌等等。

5)重新装订

将扫描完毕的档案，根据档案原件的页序、装订要求重新装订档案，并经过检查后归还档案库房保存。

(6)数据备份

管理员使用光盘备份软件定期完成,光盘备份的目的是将扫描入网络服务器的图像数据转移到可读写光盘（MO/DVD-RW）上，以作长期备份，保证数据的绝对安全。

大量文书档案

彩色照片档案

图纸档案                                         建立索引                           

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电子档案